На сегодняшний день все больше государственных и частных предприятий Приднестровской Молдавской Республики переходит на документооборот электронного формата. Он полагается не только современным, но также:
• Удобным;
• Универсальным;
• Предоставляющим максимум возможностей для динамичного поиска требуемых бумаг и документов, а, следовательно, — эффективной работы.
Преимущества электронного документооборота
Естественно, в первое время данное нововведение было воспринято настороженно многими гражданами государственных структур (особенно их «старожилами»). Но, вскоре, оценив преимущества подобного хранения документов и их последующего использования, все, кто ранее были против, признали свои ошибки. Большинство частных предприятий самостоятельно перешли на подобное ведение документационных баз, причем задолго до государственных учреждений. К преимуществам электронного документооборота, не так давно введенного на территории ПМР и в многочисленных частных и государственных структурах Республики, можно отнести следующие положения:
• Возможность полностью автоматизировать любые процессы, связанные с созданием, применением и последующим хранением документации любого типа;
• Повышение безопасности документов и всей системы электронного документооборота от вероятных сбоев и взломов;
• Динамичность работы и ее продуктивность.
Стоит отметить, что в Приднестровье процессу организации электронного документооборота было уделено максимум времени и внимания со стороны Правительства. В том числе, из государственного бюджета было выделено финансирование, направленное на становление базовых структур электронного документооборота и их последующего развития и совершенствования.
Терминология электронного документооборота
Любой гражданин ПМР, который сталкивается с необходимостью работы с теми или иными сферами электронного документооборота, невольно знакомятся и с базовыми терминами, — понятиями, без которых априори невозможно управление подобным документооборотом. Среди основных значатся следующие:
• Документооборот – передвижение документов в структурах организации со дня их создания или получения;
• ЭО или электронный оборот – механизм, позволяющий работать с отдельными документами и их группами, представленными в электронном формате;
• Электронная подпись – выступает в качестве аналога реальной подписи, осуществляет контроль подлинности информации, изложенной в документе;
• Электронный документ или ЭД – документ, который был создан при помощи компьютерных средств (впоследствии ЭД может быть подписан электронной подписью, сохранен на носителе машинного типа в формате файла в строго соответствующем формате).
